Makalah Administrasi Pendidikan
ADMINISTRASI SARANA PRASANA
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas
mata kuliah
“ADMINISTRASI PENDIDIKAN”
Dosen Pembimbing: Drs,Tahrir, M. Pd. I
Disusun Oleh:
Semester 3
Tarbiyah B
SEKOLAH
TINGGI AGAMA ISLAM SUFYAN TSAURI (STAIS)
Jl. KH.
Sufyan Tsauri Telp. 0280 622318 Majenang 53257
Tahun
Akademik 2014/2015
BAB I
PENDAHULUAN
A. latar belakang
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau
administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik
dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor
harus dilakukan dengan baik.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah
semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya
proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi
sarana dan prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk
mengetahui dan memahaminya dengan sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun
makalah ini
B. Perumusan masalah
Untuk membahas tentang Administrasi Sarana dan Prasarana terdapat rumusan masalah sebagai berikut :
1)
Apakah yang dimaksud dengan administrasi sarana dan prasarana?
2)
Apa proses administrasi sarana dan prasarana?
3)
Apakah peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
administrasi sarana dan prasarana
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses( usaha, pembangunan, proyek).
Sedangkan secara etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan
sekolah,lapangan olahraga, uang,dsb. Sedangkan
sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya; ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dsb.
Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media Pendidikan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud dengan: “Sarana pendidikan adalah
semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang
bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan
dengan lancar, teratur, efektif dan efisien”.
Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan
bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang
sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
1.
Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan
ada dua yaitu: sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan
lama.
a.
Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah
segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi :
Kapur, bahan kimia dan sebagainya.
b.
Sarana pendidikan yang tahan lama adalah
keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam
waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.
2.
Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat
digunakan
Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang
bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.
a. Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa
digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari
arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.
b.
Sarana pendidikan tidak bergerak adalah
semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk
dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
3.
Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar
mengajar
Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat
pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa
diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:
1)
Prasarana pendidikan yang secara langsung
digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang
perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.
2)
Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak
digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat
menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala
sekolah, dan tempat parkir kendaraan.
B.
Proses
administrasi sarana dan prasarana
Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan,
pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan,
penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan
sebagai berikut:
a.
Perencanaan
Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis
dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga
muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang
menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan
teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang
dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan),
beserta harganya.
Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan
perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis
pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987)
adalah sebagai berikut:
a) Menampung semua usulan
pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan
mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
b) Menyusun rencana kebutuhan
perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau
satu tahun ajaran.
c) Memadukan rencana kebutuhan
yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.
d) Memadukan rencana kebutuhan
dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang
tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka
perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah
direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua
perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.
e) Memadukan rencana (daftar) kebutuhan
perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu
diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas.
f) Penetapan rencana pengadaan
akhir.
b.
Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi
berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan
sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain :
Ø Gunakan prosedur pengelolaan
sarana dan prasarana.
Ø Tentukan jenis, kuantitas, dan
kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Ø Sesuaikan antara kebutuhan
sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Ø Sediakan dan gunakan sarana
dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Ø Penyimpanan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana.
Ø Kumpulkan dan kelola data
sarana dan prasarana.
Ø Penghapusan sarana dan
prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
a)
Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik
mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam
penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional,
faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b)
Standarisasi dan perincian benda.
Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
Ø Klasifikasi alat-alat,
menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
barang-barang tertentu yang sama.
Ø Spesifikasi dan perincian
alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Ø Standarisasi alat-alat dengan
pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan
efisiensi kerja.
c) Pembelian benda perbekalan. Beberapa
pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
Ø Sedapat mungkin mengurangi
pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda
yang merupakan kelebihan.
Ø Menimbulkan kompetensi
diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli
, dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
Ø Mendapatkan
keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
Ø Mendapatkan
keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara
yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Ø Mempertimbangkan semua biaya
bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang
perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan
darat, laut maupun udara.
c.
Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor
adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat
diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana
antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.
d.
Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut
pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada
instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian
yaitu :
1.Penyusunan Alokasi
Untuk
menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga merata
dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional
2. Pengiriman Barang
Pengiriman
barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan
dan pembongkarang.
3. Penyerahan Barang
Dalam
penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya
pengiriman dan sebagainya.
e. Pemanfaatan
dan pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Ø Agar barang tidak mudah rusak
karena hama atau suhu/cuaca.
Ø Agar barang tidak mudah
hilang.
Ø Agar barang tidak kadaluarsa.
Ø Agar barang tidak mudah susut.
Ø Agar sarana dan prasarana
selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai
cara, antara lain:
1.
Pemeliharaan berdasarkan waktu
Ø Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan
setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan
barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang
kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus
dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari
kerusakan yang lebih besar.
Ø Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali
atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai
jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus
menangani pemeliharaan barang.
2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Ø Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan
setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor,
dan alat elektronik.
Ø Pemeliharaan barang tidak
bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat
dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana
kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu
yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu
terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air
dapat dilakukan secara berkala.
f. Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya
pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan
dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan,
penghapusan mempunyai arti:
ØMencegah
atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh
lebih besar yang disebabkan oleh:
a) Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan /
pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.
b) Pemborosan biaya untuk
pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab,
tidak dapat dipergunakan lagi.
Ø Meringankan beban kerja inventarisasi karena
banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
g. Pengawasan
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa
berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan
masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta
diperhatikan kerja samanya satu sama lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan
akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan
koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi,
sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.
C. Peran
guru dalam administrasi sarana dan prasarana
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah
tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1)
yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan
prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan
perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan
kejiwaan peserta didik.” (Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36).
Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:
1. Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran
2. Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat digunakan guru.
3. Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa
BAB III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses( usaha, pembangunan,
proyek).
Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan
bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang
sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan,
pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan,
penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.
Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana
sekolah:terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat
dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru.,
pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa
2. Saran
Dengan membaca makalah ini dan mengetahui apa itu sarana dan prasarana, administrasi sarana dan
prasarana, proses administrasi sarana dan prasarana, dan peran guru dalam
administrasi sarana dan prasarana diharapkan mahasiswa
(calon guru/tenaga pendidik) dapat memahami dan
mengaplikasikannya dalam dunia pendidikan.
DAFTAR
PUSTAKA
Syahril, dkk. 2009. “Profesi Kependidikan”.Padang:UNP Press
http://sin-riyanti.blogspot.com/2014/02/administrasi-sarana-dan-prasarana.html
http://selametspd2.blogspot.com/2013/03/administrasi-kesiswaan-administrasi.html
sangat bermanfaat makalahnya
ReplyDelete