MAKALAH ADMINISTRASI SEKOLAH

BAB I

PENDAHULUAN^[1]

A.Latar belakang

Pendidikan dipercaya sebagai alat strategis untuk meningkatkan taraf hidup manusia, karena melalui pendidikan ini manusia menjadi cerdas, memiliki skill, memiliki sikap hidup yang baik, sehingga dapat bergaul dengan baik di masyarakat dan dapat menolong diri sendiri, keluarga dan masyarakat. Pendidikan menjadi investasi yang memberi keuntungan, baik dalam kehidupan sosial maupun pribadi yang menjadikan bangsa ini bermanfaat dan menjadikan individunya menjadi manusia yang memiliki derajat. Oleh karena pendidikan, kemampuan manusia terus diasah agar memiliki ketajaman dalam memecahkan berbagai masalah dalam kehidupan sehari-harinya, sehingga memiliki kepribadian yang mandiri dan mampu bertanggung jawab, serta memiliki pemahaman, toleransi dan apresiasi terhadap orang lain.

B. Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Administrasi Personel Sekolah?

2.      Apa Prinsip-prinsip Administrasi Personel?

3.      ApaRuang Lingkup Administrasi Personel?

4.      ApaFungsi Administrasi Personel Pendidikan?

5.      Bagaimana peran kepala sekolah sebagai administrator?

C. Tujuan

1.      Mengetahui Pengertian Administrasi Personel Sekolah

2.      MengetahuiPrinsip-prinsip Administrasi Personel

3.      MengetahuiRuang Lingkup Administrasi Personel

4.      MengetahuiFungsi Administrasi Personel Pendidikan

5.      Bagaimana peran kepala sekolah sebagai administrator

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Administrasi Personel Sekolah

Administrasi personal atau adminisrasi kepegawaian adalah segenap proses penataan yang bersangkut-paut dengan masalah memperoleh dan menggunakan tenaga kerja untuk dan di sekolah dengan efisien, demi tercapainya tujuan sekolah adalah tujuan yang tertera sebagai tujuan institusional lembaga.

Zakia Daratjat mendefenisikan Administrasi personil adalah : “segala usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber-sumber personel secara efektif dan efisien untuk menunjang pendidikan yang telah ditetapkan (tujuan institusional)”.

Ari. H. Gunawan dalam bukukunya Administrasi Sekolah berpendapat bahwa Administrasi personil adalah : “ seluruh proses kegiatan yang dirancang dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu para pegawai disekolah, sehingga mereka dapat membantu/menunjang kegiatan-kegiatan.

2.      Prinsip-prinsip Administrasi Personal

Prinsip-prinsip tentu saja diangkat dari prinsip fundamental yang menggunakan pendekatan ilmiah dalam managemen. Sejauh ini sejumlah prinsip tersebut yang lebih banyak diilhami oleh prinsip manajemen pada umumnya, namun dengan anggapan bahwa dalam prakteknya dapat diterapkan dalam penyelenggaraan administrasi Guru. Dalam menuju tingkat produktivitas penyelenggaraan pendidikan, harus diadministrasikan dengan berpegang pada prinsip-prinsip berikut :

a.       Menerapkan kembali prosedur dan tehnik yang dilandasi oleh pengetahuan terorganisir.

b.      Mencapai keharmonisan tindakan kelompok, bukan sebaliknya.

c.       Mencapai suasana kerja sama manusia bukan individualisasi yang semrawut.

d.      Bekerja untuk memperoleh output semaksimal mungkin.

e.       Mengembangkan para bawahan semaksimal mungkin sesuai dengan segala kemampuan yang ada pada diri dan  kemakmuran persatuan mereka sendiri.

Kelima prinsip tersebut merupakan seperangkat pedoman yang dapat dipegang dalam setiap langkah penyelenggaraan administrasi guru agar usaha-usaha pendidikan itu mampu mencapai tingkat produktivitasnya semaksimal mungkin, yang pada gilirannya tujuan pembelajaran itu sendiri dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan.

3.      Ruang Lingkup Administrasi Personal

Tujuan dari administrasi personal sekolah ialah mendayagunakan tenaga kerja atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dan di sertai pemeliharaan yang sebaik-baiknya hingga timbul rasa bahagia dan sejahtera pada mereka. Adapun ruang lingkup administrasi

1) Perencanaan pegawai (personal planning)
2) Pengadaan pegawai (recruitment)
3) Pembiayaan atau pengembangan pegawai (personal development)
4) Promosi dan mutasi
5) Pemberhentian pegawai
6) Pensiun
7) Kesejahteraan pegawai

4.   Fungsi Administrasi Personal Pendidikan

      Fungsi administrasi yang dapat di implementasikan dalam kegiatan pendidikan yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan

a.       Fungsi perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang ditentukan (Gafar dalam Sagala, 2008:47). Perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan, dan berapa banyak biayanya.

b.      Fungsi pengorganisasian

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerjasama pendidikan. Kegiatan pengorganisasian adalah untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian, salah satunya adalah terbaginya semua tugas dalam berbagai unsur organisasi secara proporsional.

c.       Fungsi penggerakan

Menggerakkan menurut Terry dalam Sagala (2008: 52) berarti merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan  kemauan yang baik. Tugas menggerakan dilakukan oleh pemimpin. Oleh karena itu, kepemimpinan kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting menggerakkan personel dalam melaksanakan program kerja sekolah.

d.      Fungsi pengkoordinasian

Pengkoordinasian mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga sesuai dengan pencapaian tujuan.

                                                                                               

e.       Fungsi pengarahan

Nawawi dalam Sagala (2008: 58) mengemukakan bahwa pengarahan adalah memelihara, menjaga dan memajukan organisasi melalui setiap personal, baik secara struktural maupun fungsional, agar setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha mencapai tujuan. Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur yang ditetapkan dan tidak terjadi penyimpangan yang dapat menimbulkan terjadinya pemborosan.

f.       Fungsi pengawasan

Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personal dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

5.  Kepala sekolah sebagai administrator

Kepalasekolahsebagai administrator pendidikanbertanggungjawabterhadapkelancaranpelaksanaanpendidikandanpengajaran di sekolahnya. Olehkarenaitu, untukdapatmelaksanakantugasnyadenganbaik, kepalasekolahhendaknyamemahami, menguasai, danmampumelaksanakankegiatan-kegiatan yang berkenaandenganfungsinyasebagai administrator pendidikan.

Dari materi-materi sajian yang terdahulu telah dipelajari bahwa dalam setiap kegiatan administrasi mengandung di dalamnya fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, pengawasan. kepegawaian, dan pembiayaan. Kepala sekolah sebagai administrator hendaknya mampu mengaplikasikan fungsi-fungsi tersebut ke dalam pengelolaan se­kolah yang dipimpinnya.

a. Membuat perencanaan

Salah satu fungsi utama dan pertama yang menjadi tanggung jawab kepala sekolah adalah membuat atau menyusun perencanaan. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap organisasi atau lembaga dan bagi setiap kegiatan. baik perseorangan maupun kelompok. Tanpa perencanaan atau planning, pelaksanaun suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan mungkin juga kegagalan.

Oleh karena itu, setiap kepala sekolah paling tidak harus membuat rencana tahunan. Setiap tahun, menjelang dimulainya tahun ajaran baru, kepala sekolah hendaknya sudah siap menyusun rencana yang akan dilaksanakan untuk tahun ajaran berikutnya. Sesuai dengan ruang lingkup administrasi sekolah, maka rencana atau program tahunan hendaklah mencakup bidang-bidang seperti berikut:

1)      Program pengajaran, seperti antara lain kebutuhan tenaga guru sehubungan dengan kepindahan dll.; pembagian tugas mengajar, pengadaan buku-buku pelajaran, alat-alat pelajaran, dan alat peraga; pengadaan atau pengembangan laboratorium sekolah; pengadaan atau pengembangan perpustakaan sekolah; sistem penilaian hasil belajar; kegiatan-kegiatan kokurikuler; dan lain-lain.

2)      Kesiswaanataukemuridan, antara lain syarat-syarat dan prosedur penerimaan murid dan, pengelompokan siswa atau murid dan pem- bagian kelas, bimbingan atau konseling murid, pelayanan kesehatan- murid (UKS), dan sebagainya.

3)      Kepegawaian, seperti penerimaan dan penempatan guru atau pegawai baru. pembagian tugas/pekerjaan guru dan pegawai sekolah, usaha kesejahteraan guru dan pegawai sekolah, mutasi dan atau promosi guru dan pegawai sekolah. dan sebagainya.

4)      Keuangan, yang mencakup pengadaan dan pengelolaan keuangan un­tuk berbagai kegiatan yang telah direncanakan, baik uang yang berasal dari pemerintah, atau dari POMG atau BP3, ataupun sumber lainnya.

5)      Perlengkapan, yang meliputi perbaikan atau rehabilitasi gedung sekolah, penambahan ruangan kelas, perbaikan atau pembuatan pagar pekarangan sekolah, perbaikan atau pembuatan lapangan olah raga, perbaikan atau pengadaan bangku murid, dan sebagainya.

Perlu diperhatikan, bahwa dalam penyusunan rencana tahunan ini, guru-guru dan pegawai sekolah hendaknya diikutsertakan. lkut sertanya guru- guru dan pegawai sekolah dapat membantu pemikiran dan ide-ide serta Pemecahan masalah yang mungkin tidak terpikirkan atau tidak dapat dipecahkan sendiri oleh kepala sekolah. Di samping itu, dengan diikutsertakannya guru-guru dan pegawai sekolah, mereka akan merasa bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah mereka rencanakan dan mereka sepakati bersama.

b. Menyusun organisasi sekolah

Organisasi merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang penting pula di samping perencanaan. Di samping sebagai alat organisasi dapat pula dipandang sebagai wadah atau struktur dan sebagai proses.

Sebagai wadah, organisasi merupakan tempat kegiatan-kegiatan administrasi itu dilaksanakan. Dan jika dipandang sebagai proses, maka organisasi merupakan kegiatan-kegiatan atau menyusun dan menetapkan hubungan-hubungan kerja antar personel. Kewajiban-kewajiban, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian atau personel yang termasuk di dalam organisasi itu disusun dan ditetapkan menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju kepada tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Kepala Sckolah sebagai administrator pendidikan perlu menyusun organisasi sekolah yang dipimpinnya, dan melaksanakan pembagian tugas serta wewenangnya kepada guru-guru dan pegawai sekolah sesuai dengan struktur organisasi sekolah yang telah disusun dan disepakati bersama.

Untuk menyusun organisasi sekolah yang baik perlu diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1)      Mempunyai tujuan yang jelas.

2)      Para anggota menerima dan memahami tujuan tersebut.

3)      Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan. kesatuan pikiran. dsb.

4)      Adanya kesatuan perintah (unity of command); para bawahan/ang­gota hanya mempunyai seorang atasan langsung. dan daripadanya ia mcnerima perintah atau bimbingan, serta kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pekerjaannya.

5)      Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang di dalam organisasi itu. Sebab, tidak adanya keseimbangan tersebut akan memudahkan timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti:

·         Jika wewenang lebih besar daripada tanggung jawab. mudah menimbulkan penyalahgunaan wewenang;

·         Jika tanggung jawab lebih besar daripada wewenang, mudah menimbulkan banyak kemacetan, merasa tidak aman atau ragu-ragu dalam tindakan.

6)      Adanya pembagian tugas pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan. keahlian, dan atau bakat masing-masing.

7)      Struktur organisasi hendaknya disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan koordinasi. pengawasan, dan pcngendalian.

8)      Pola organisasi hendaknya relatif permanen. Artinya, meskipun struktur organisasi dapat dan memang harus diubah sesuai dengan tuntutan perkembangan, fleksibilitas dalam penyesuaian itu jangan bersifat prinsip. Oleh karena itu, pola dasar struktur organisasi perlu dibuat sedemikian rupa sehingga sedapat mungkin permanen.

9)      Adanya jaminan keamanan dalam bekerja (security of tenure); bawahan atau anggota tidak merasa gelisah karena takut dipecat, ditindak sewenang-wenang. dsb.

10)  Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hierarki tata kerjanya jelas tergambar di dalam struktur atau bahan organisasi.

Perlu ditambahkan di sini bahwa struktur organisasi yang telah disusunnya haruslah disertai dengan deskripsi tugasnya (job descriptions) untuk masing-masing organ atau bagian-bagiannya. Dengan demikian, setiap personel yang menduduki jabatan di dalam organisasi tersebut memahami tugasnya masing-masing, dan tidak terjadi tugas rangkap atau tumpang- tindih dalam pelaksanaa

BAB III

PENUTUP

A.    Simpulan

1.      Personal pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. Dalam pembaasan ini yang dimaksud dengan personel pndidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan nonedukatif (ketatausahaan). Personil bisa juga disebut pegawai, personel maupun karyawan. Pegawai dalam suatu sekolah adalah semua manusia yang bergabung dalam kerjasama pada suatu sekolah untuk melaksanakan tugas-tugas dalam mencapai tujuan pendidikan. Meraka itu adalah dari mulai kepala sekolah sampai pesuruh sekolah ( seperti Office Boy dll)

2.      Dalam menuju tingkat produktivitas penyelenggaraan pendidikan, harus di administrasikan dengan berpegang pada prinsip-prinsip berikut :

a.       Menerapkan kembali prosedur dan tehnik yang dilandasi oleh pengetahuan terorganisir.

b.      Mencapai keharmonisan tindakan kelompok, bukan sebaliknya.

c.       Mencapai suasana kerja sama manusia bukan individualisasi yang semrawut.

d.      Bekerja untuk memperoleh output semaksimal mungkin.

3.      Adapun ruang lingkup administrasi personalia meliputi:

a.         Perencanaan pegawai (personel planning)

b.         Pengadaan pegawai (recruitment)

c.         Pembiayaan atau pengembangan pegawai (personal development)

d.        Promosi dan mutasi

e.         Pemberhentian pegawai

f.          Pensiun

g.         Kesejahteraan pegawai

1.        Fungsi administrasi yang dapat diimplementasikan dalam kegiatan pendidikan yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan

2.        Mengembangkan para bawahan semaksimal mungkin sesuai dengan segala kemampuan yang ada pada diri dan  kemakmuran persatuan mereka sendiri

3.        Sebagai administrasi pendidikan, kepala sekolah mempunyai tugas dan tanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi administrasi yang diterapkan ke dalam kegiatan-kegiatan sekolah yang dipimpinnya seperti membuat rencana atau program tahunan, menyusun organisasi sekolah, melaksanakan pengkoordinasian dan pengarahan, dan mclaksanakan pengelolaan kepegawaian.

4.        Bidang-bidang yang tercakup di dalam program tahunan yang dibuat oleh kepala sekolah meliputi program pengajaran, kesiswaan atau kemuridan. kepegawaian, keuangan. dan perlengkapan atau sarana dan prasarana sckolah.

5.        Dalam menyusun organisasi sekolah perlu diperhatikan prinsip-prinsip pengorganisasian yang baik. Dan di dalam pelaksanaannya diperlukan pengoordinasian serta pcngarahan yang kontinyu dari pimpinan sekolah.

6.        Pengelolaan kepegawaian yang dalam ilmu administrasi biasa disebut manajemen merupakan tugas dan tanggung jawab kepala sekolah yang sangat penting karena manajemen merupakan inti keseluruhan kegiatan administrasi. Pengelolaan kepegawaian yang menjadi tugas dan tanggung jawab kepala sekolah meliputi penerimaan, penempatan, dan pemberian tugas guru dan pegawai sekolah; usaha dan peningkatan kesejahteraan guru-guru dan pegawai sekolah, baik yang ber­sifat material, jasmani dan rohani; dan peningkatan mutu profesional serta pengembangan karier mereka.

DAFTAR PUSTAKA

Kosasi dan Soetjipto. 1994. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta.

Purwanto, DRS. M. Ngalim, MP.2012. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: Rodsa Karya. Cet 12, Tahun 2012. Hlm 106-112.

Tambajong, Dahlia. 2012. Administrasi personal sekolah. http://www.scribd.com/doc/106457691/administrasi-personil-sekolah. Diakses pada tanggal 20 Oktober 2014pukul01:00 WIB.

Yippe, Yuliantika. 2012. Administrasi personal sekolah. http://yuliantika93.blogspot.co.id/2012/10/administrasipersonelsekolah.html. Diakses pada tanggal 21 Oktober 2014 pukul 20.55 WIB.

---

[1]Diunduhdarisitus, http://uut-utomo-makalah-kuliah.blogspot.com/2013/11/administrasi-personel.html,Selasa, 21 Oktober 2014 pukul 20.55

[2]Soetjipto dan Kosasi R. 1994. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta

[3]Di unduh dari situs, https://www.scribd.com/doc/106457691/administrasi-personil-sekolah. Senin,20 Oktober 2014pukul01:00 WIB.

[4]Diunduhdarisitus, http://uut-utomo-makalah-kuliah.blogspot.com/2013/11/administrasi-personel.html, Selasa, 21 Oktober 2014 pukul 20.55

[5]Diunduh darisitus, http://yuliantika93.blogspot.com/2012/10/administrasipersonelsekolah.html, Selasa, 21 Oktober 2014 pukul 20.55 WIB

[6]Ngalim Purwanto, MP. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: Rodsa Karya. Cet 12, Tahun 2012. Hlm 106-112.

---

[1]Undevind,”Administrasi personal Sekolah”, makalahnih.blogspot.co.id/2014/10, hlm.2